Euroméditerranée (EPAEM) est un établissement public doté du statut d’opération d’intérêt national couvrant un périmètre de 480 hectares dans le centre-ville de Marseille. Son intervention porte sur le développement économique, culturel et urbain.
Face à ces enjeux, l’organisation interne de l’établissement permet de gérer la complexité de ses opérations et de mobiliser l’ensemble des compétences des acteurs et des réseaux concernés, publics ou privés.
Ainsi, au sein de la Direction Générale des Opérations la Direction de l’Aménagement rassemble 3 pôles : le pôle Projet Urbain, le pôle Opérationnel Espace Public et Construction, le pôle Activation urbaine et Médiation Projet travaillant en étroite collaboration. Le pôle Opérationnel assure la réalisation des opérations d’aménagement et de construction d’équipements publics dont l’EPAEM est maître d’ouvrage. Des chefs de projet MOA sont désignés pour assurer la conduite de ces opérations.
Ils s’appuient dans leurs activités sur des Assistant-es d’Opérations dont la coordination est assurée par la Directrice Technique Construction et Patrimoine Bâti.
Le poste
Missions :
Sous la responsabilité de la Directrice Technique Construction et Patrimoine Bâti, l’Assistant-e d’Opérations, assure un appui administratif et financier à toutes les phases de l’opération (étude, travaux, réception, remise en gestion), ainsi qu’un appui logistique et organisationnel transversal au sein de l’établissement.
Les missions de l’Assistant-e d’Opération reposent sur 3 volets :
I. Assistance à la conduite des opérations de maîtrise d’ouvrage
- Organisation de réunions internes/externes et de la logistique afférente : réservation de salles de réunion, coordination des agendas, convocations, mise en place des visioconférences, commande d’un traiteur, accueil des invités
- Participation à diverses réunions de travail ou d’équipe (Direction de l’aménagement, Maîtrise d’Ouvrage, coordination ZAC…)
- Organisation et suivi de points bilatéraux hebdomadaires avec les Chefs de Projet MOA
- Démarches auprès du service de l’urbanisme : préparation des pièces, organisation de l’affichage obligatoire, commande du constat d’huissier
- Organisation des réunions de lancement des travaux et de réception avec les divers partenaires (MOA / MOE / AMO / CT / SPS / Entreprises de travaux) : convocations, réservation de salle, présentation des process administratifs avec la participation des services financiers et commande publique.
- Assistance administrative au suivi des concessionnaires
- Mise en forme des courriers sortants, enregistrement chrono, envoi, suivi, classement
- Classement des différents livrables et comptes-rendus à toutes les phases de l’opération
II. Assistance au suivi de l’exécution administrative et financière des marchés publics :
- Lecture des pièces de marchés et des documents opérationnels en vue du suivi administratif et financier des marchés
- Gestion des DC4 (vérification de la conformité administrative, suivi de la complétude, notification et transmission à la Direction des Finances et classement)
- Vérification de la conformité des documents (OS, PV de réception, etc…)
- Etablissement et délivrance des exemplaires uniques (Noti6) pour vérification et signature par la directrice du service financier et diffusion au demandeur
- Rôle d’alerte auprès des Chefs de Projet MOA sur l’exécution administrative et financière des marchés (délais des missions et remises de documents, forme de prix, modalités de règlement des acomptes, etc..),
- Accompagnement et information des différents prestataires (MOE, AMO, entreprises) à sur les modalités et l’établissement de leur facturation
- Gestion des ordres de service émanant de la MOA : formalisation, notification, transmission à la DFCG, classement
- Saisies de demandes d’achat ou lettres de commande et notification des bons de commande.
- Préparation et tenue à jour des tableaux de suivi des documents d’exécution : DC4, OS, PV de réception, en complément du suivi réalisé via les outils informatiques (subclic, sifow)
- Exploitation du logiciel comptable et extractions en fonction des besoins des Chefs de Projet MOA
- Suivi financier des marchés transverses de la MOA (analyse des pièces, suivi des consommations et des échéances avec rôle d’alerte)
- Archivage des documents originaux de suivi d’exécution des marchés et des dossiers clôturés
III. Missions transversales
- Gestion des déplacements des Chefs de Projet MOA : réservations, frais de mission
- Participation active aux réunions de coordination avec la Direction de la Commande Publique et la Direction des Finances et du Contrôle de Gestion (DFCG)Gestion des EPI du service
- Réception, traitement, diffusion et classement des courriers entrants et des DICT
Profil recherché :
- Formation BAC+2 minimum
- Expérience souhaitée en tant qu’Assistant de Direction, Assistant de Projet ou Assistant Technique BTP
- Expérience souhaitée dans les métiers de l’aménagement et/ou de la construction ;
- Connaissance du cadre législatif et règlementaire du secteur public et des marchés publics (Code de la Commande Publique, CCAG services/travaux, loi MOP, …)
- Maitrise des outils informatiques : Outlook, Word, Excel, Power point, Acrobat, GED…
Qualités personnelles :
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité d’écoute et de communication,
- Capacité d’adaptation
- Sens de l’organisation, réactivité et anticipation,
- Capacité d’autonomie et d’initiative
- Qualités rédactionnelles et de présentation
Informations complémentaires :
- Forfait Mobilités Durables
- Titres restaurants
- 22 jours de RTT
- Intéressement
- Plan d’épargne entreprise / Plan d’épargne retraite
- Télétravail possible
- Service d’Assistance Sociale du Travail