Euroméditerranée (EPAEM) est un établissement public doté du statut d’opération d’intérêt national couvrant un périmètre de 480 hectares dans le centre-ville de Marseille. Son intervention porte sur le développement économique, culturel et urbain.
Face à ces enjeux, l’organisation interne de l’établissement permet de gérer la complexité de ses opérations et de mobiliser l’ensemble des compétences internes, des acteurs et des réseaux concernés, publics ou privés.
Ainsi, au sein du Secrétariat Général, la Direction des Ressources Humaines, de l’Organisation et du Système d’Informations (DRHOSI) s’assure que l’établissement public dispose en permanence de l’ensemble des moyens, humains, matériels et informatiques pour travailler dans des conditions optimales de performance, de confort et de sécurité.
Rattaché(e) à la Directrice de la DRHOSI, le Chargé de mission Moyens Généraux (H/F) a pour missions principales d'assurer le bon fonctionnement des locaux, la sécurité et l’équipement des collaborateurs, tout en maximisant l'efficacité opérationnelle et maîtrisant les coûts. Il/elle est principalement en charge des missions suivantes (liste non exhaustive) :
Le poste
MISSIONS :
Maintenance multi-technique des locaux
- Identifier ou recueillir les demandes d’interventions techniques, identifier le prestataire à contacter, demander les devis, planifier et suivre l’exécution des travaux. (par exemple, dans le domaine de la gestion du bâtiment, de la serrurerie, de la plomberie, ...)
- Faire les demandes de SAV pour les équipements des locaux (Fontaines, équipements sanitaires, cafetières, ....)
- Planifier et suivre les contrôles annuels réglementaires, notamment le contrôle réglementaire des portes (R+1 et atelier) et des rideaux motorisés de l’atelier, le contrôle de conformité
- En cas de dysfonctionnement du portail parking, organiser l’intervention des techniciens
Supervision des chantiers, logistique interne, planification des travaux
- Demander les interventions nécessaires auprès des prestataires techniques identifiés
- Coordonner et planifier les interventions – informations du bailleur, du syndic et des collaborateurs qui pourraient être impactés par les travaux
- Préparer les interventions si nécessaire (par exemple déménagement partiel de la zone de travaux) notamment avec l’intervention de prestataires de manutention
- Contrôler et réceptionner les travaux
Approvisionnements et prestations de services
- Contrôler les stocks, déclencher les commandes et approvisionner les armoires de fournitures et équipements aux collaborateurs – fournitures de bureau, produits réceptifs, produits d’entretiens, EPI, ...
- Commander et effectuer les retraits de commandes et les courses locales (tickets de transports, tickets de parking visiteurs, quincaillerie)
- Suivre les prestations spécifiques (exemple : gardiennage du parking, enlèvement des déchets recyclés, entretien des plantes, ..)
- Procéder annuellement à l’inventaire des biens mobiliers de l’établissement et actualiser annuellement l’inventaire comptable
- Organiser ponctuellement la logistique liée aux mises au rebus, évacuation, etc...
Entretien des locaux
- Suivre la prestation régulière d’entretiens des locaux en remontant tout dysfonctionnement ou tout manque de consommables aux prestataires concernés
- Organiser annuellement les opérations ponctuelles de l'entreprise de nettoyage des locaux (opération de nettoyage moquette, vitrine atelier, vitrerie, toilettes, lustrage du sol de l’atelier)
Véhicules et stationnement
- Suivre la flotte de véhicules : Sinistres, garage, assurance, parking Astrolabe, cartes carburant, tableau de suivi des consommations (carburant , péages), ... Livraison, restitution, fiche d’attribution, ... Préparation des éléments pour le calcul annuel des avantages en nature
- Suivre marché Citiz Autopartage Provence – attribution des droits et suivi financier du marché
- Déclarer les conducteurs concernés suite aux contraventions reçues
- Assurer le suivi des usagers du Parking Mirabeau et notamment les télécommandes
Sécurité des locaux :
- Gérer le marché sécurité et l’alarme des locaux – gérer notamment la programmation des alarmes pour les fermetures annuelles, les ouvertures exceptionnelles (évènements/ sessions de la Compagnie des rêves urbains, ...)
Archivage
- Au sujet des archives documentaires – déclencher et piloter la prestation de contrôle qualité des dossiers d’archives avant versement par échantillonnage, attribution d’un numéro de classement, organisation du versement, rappel des archives sur demande des services
- Au sujet des archives objets – procéder régulièrement à un inventaire des éléments pouvant faire l’objet d’un archivage – proposition de versement, organisation des versements aux Archives Départementales ou autres collecteurs (Musées, entreprises, fondations, associations, ..)
Suivi administrativo-financier des achats et pilotage budgétaire
- Elaborer et suivre les budgets moyens généraux et transverses (FCT 316-216 )
- Elaborer les lettres de commandes, passation des DA, traitement des DI / SF
- Lancer, analyser et suivre l’exécution des marchés propres aux moyens généraux - relancer les marchés arrivant à terme et passer des marchés complémentaires le cas échéant
PROFIL :
- Diplôme bac + 3 ou bac +2 en gestion avec expérience significative dans le domaine du facility management et / ou de la gestion de site
- 5 ans d’expérience professionnelle minimum sur des missions similaires à celle du poste
COMPETENCES / EXPERIENCE :
- Connaissances techniques générales (électricité, travaux, ..)
- Connaissances robustes en gestion administrative
- Expérience du pilotage de prestataires techniques
- Expérience du pilotage budgétaire
QUALITES PERSONNELLES :
- Autonomie et initiative
- Rigueur opérationnelle
- Esprit d’équipe et sens de la collaboration
- Persévérance
- Capacité à gérer des multiples priorités
- Agilité organisationnelle
- Sens du service