Euroméditerranée (EPAEM) est un établissement public doté du statut d’opération d’intérêt national couvrant un périmètre de 480 hectares dans le centre-ville de Marseille. Son intervention porte sur le développement économique, culturel et urbain.
Face à ces enjeux, l’organisation interne de l’établissement permet de gérer la complexité de ses opérations et de mobiliser l’ensemble des compétences internes, des acteurs et des réseaux concernés, publics ou privés.
Ainsi, au sein de la Direction Générale des Opérations, la Direction de l’Aménagement rassemble 3 pôles : le pôle Projet Urbain, le pôle Opérationnel Espace Public et Construction, le pôle Activation urbaine et Médiation Projet travaillant en étroite collaboration.
Pour chacun des projets portés par l’EPAEM, un directeur de projet est désigné pour assurer le pilotage et la coordination entre les services de l’EPAEM et l’ensemble des partenaires associés (constructeurs, futurs services gestionnaires, partenaires publics et privés…) pour assurer la bonne réalisation dudit projet.
Le poste
MISSIONS :
Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Adjointe de l’aménagement, l’assistant(e) projet assure une fonction d’assistance aux projets sur les territoires opérationnels qui lui sont confiés en collaboration avec les directeurs ou responsables de projet en charge de leur développement.
Les missions principales sont les suivantes :
Assistance projets sur les territoires opérationnels :
- Organisation de nombreuses réunions complexes, de comités internes, prise de rendez-vous, gestion d’agendas (outlook) ;
- Appui du secrétariat de la direction générale pour l’organisation des comités avec les partenaires extérieurs type élus du territoire ;
- Mise en place et actualisation d’outils de suivi (base de données, tableau de bord, chronos…) ;
- Enregistrement, classement, diffusion des données en lien avec les assistant(e)s des autres services et directions pour assurer un bon partage et une coordination transversale ;
- Réalisation et mise à jour des présentations de projets type préparation de présentations PowerPoint, tableaux d’avancement, fiches de synthèse ;
- Secrétariat : gestion des appels téléphoniques, mise en forme et envoi de courriers, archivage, gestion logistique, mise en place de salle de réunions, visioconférences, accueil des participants.
Suivi administratif et financiers des projets :
- Suivi des procédures projet : prévision et montage des comités internes, suivi des circuits administratifs internes et externes des documents sous format dématérialisé comme matérialisé… ;
- Assistance au lancement des éventuelles consultations : constitution des dossiers de consultation, suivi des dossiers pour la passation des marchés (aide à la mise au point, passation, notification des marchés publics/MAPA)
- Utilisation des outils informatiques internes (SIFOW/SIGOW/GED/…)
- Suivi de l’exécution administrative et financière des marchés ou bons de commandes, établissement des bons de commande, ordres de service, certificats administratifs, décisions…
- Renseignement et suivi des outils et tableaux de gestion permettant de suivre l’exécution des commandes (marchés, bons de commande…)
- Suivi de l’exécution (engagement, facturation, paiement) des commandes en appui des directeurs/responsables de projet.
- Gestion des factures erronées en appui des directeurs/responsables de projet, mise en relation entre le service financier de l’EPAEM et les prestataires pour résolution.
PROFIL :
Formation BAC+2 minimum Assistant(e) de Direction ou Assistant(e) de Projet
COMPETENCES / EXPERIENCE :
- Expérience de 5 ans minimum dans les métiers de l’aménagement et/ou de la construction ;
- Maitrise des outils informatiques : Outlook, Word, Excel, Power Point, Acrobat, …
- Qualités rédactionnelles et de présentation
- Aisance à l’oral dans les échanges
- Connaissance du cadre législatif et règlementaire du secteur public et des marchés publics
QUALITES PERSONNELLES :
- Sens de l’organisation, réactivité et anticipation,
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité d’écoute et de communication,
- Capacité d’autonomie et d’initiative
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :
- Forfait Mobilités Durables
- Titres restaurants
- 22 jours de RTT
- Intéressement
- Plan d’épargne entreprise / Plan d’épargne retraite
- Télétravail possible
- Service d’Assistance Sociale du Travail